سياسة تعارض المصالح

 

يقصد بالعبارات الآتية في هذه اللائحة المعاني الموضحة  أمامها:

المؤسسة: مؤسسة حسين عبداللطيف التنموية

السياسة: سياسة تعارض المصالح.

المجلس: أعضاء مجلس الأمناء في المؤسسة 

أفراد الأسرة: يشمل أفراد العائلة من جهة القرابة أو المصاهرة حتى الدرجة الرابعة.

تعارض المصالح: يعني الوضع أو الموقف الذي يمكن أن تتأثر فيه موضوعية واستقلالية قرار أحد

أعضاء المجلس أو قيادات المؤسسة أو موظفيها أو المتعاونين معها بمصلحة شخصية مادية أو معنوية

تهمه شخصيا أو تهم أحد أقاربه.

المنح: يشمل قرارات المنح التي يتخذها أي من اللجان ذات الصالحية، كما يشمل العقود والتعاملات

المالية المتصلة بها، ويشمل كذلك الهدايا المرتبطة بالمنح والتي تقوم بتقديمها الجهات المستفيدة

الجهة المختصة : المدير  التنفيذي .

صاحب الصلاحية : مجلس الأمناء بالنسبة ، والمدير التنفيذي

 

المادة الاولى: التمهيد

1 .تم اعتماد هذه السياسة من قبل مجلس الأمناء للتأكيد على الغايات الخيرية التي أنشئت المؤسسة من

أجلها، ومساعدة أعضاء مجلس الأمناء والموظفين على أداء واجباتهم في خدمة المؤسسة وتقديم

مصالحها وتحديد مبادئ توجيهية واضحة يجب اتباعها في حال الاشتباه أو التأكد من وجود

تعارض مصالح

2 .يحصل تعارض المصالح حينما تتعارض المصالح الشخصية  لأحد  أعضاء مجلس الأمناء أو قيادات

المؤسسة  أو موظفيها أو المتعاونين معها أو تتعارض مصالح أحد أفراد الأسرة لأي من الفئات

السابقة مع واجباتهم الأساسية في المحافظة على مصالح المؤسسة، وهي تستند بشكل عام على

فلسفة المسائلة والمحاسبية التي يخضع لها العاملون في المؤسسة.

3 .حيث إنه من غير الممكن تطوير مجموعة مفصلة من القواعد التي تغطي جميع  الحالات  المحتملة

لتعارض المصالح  فإن هذه السياسة تؤكد على  أن الحكم بمدى وجود تعارض مصالح يعتمد على

الأخذ بمبدأ الاحتياط  والإفصاح عن أي حالات محتملة ولو كانت ضعيفة والرجوع إلى الجهة

المختصة  لدراسة الأمر ، وتحديد مدى وجود تعارض مصالح في ظرف معين أو حالة محددة، ومن ثم الرفع لصاحب الصالحية بذلك، مع توثيق ذلك كله في محضر اجتماعات المجلس.

4 .تسعى المؤسسة من خلال هذه السياسة إلى تحقيق قيم العدالة والشفافية في  تعاملها مع الآخرين.

 

المادة الثانية: حالات تعارض المصالح

1 .يحدث  احتمال  تعارض المصالح في الحالات التالية :

أ-  علاقة  وثيقة (مثل أن يعمل موظفا ، أو عضو مجلس أمناء أو مديرا )

- يسعى للحصول على منحة من المؤسسة آو تقديم خدمات 

 

المادة الثالثة: الإفصاح عن تعارض المصالح المحتملة

1 .يجب الإفصاح من خلال إقرار مكتوب وموقع عن أي

علاقة بأي جهة يمكن أن يؤدي الارتباط بها إلى احتمال في تعارض المصالح، والتوجيه الى الجهة المسؤولة 

- تقوم المؤسسة بإتاحة قائمة الجهات المستفيدة من المنح للموظفين مساعدتهم في الإفصاح عن أي

تعارض مصالح محتمل مع هذه الجهات.

 

المادة الرابعة: إجراءات الموافقة على طلب المنح عند وجود تعارض مصالح محتمل ألحد المشمولين بهذه السياسة

1 .يجوز الموافقة على المنح في حالة وجود تعارض مصالح محتمل بشرط ما يلي:

أ- أن يكون الشخص ذو العلاقة مع الجهة طالبة المنح من غير قيادات المؤسسة، شريطة أن يتم الإفصاح

عن العلاقة في  ذلك، وألا يشارك الموظف المعني في  أي اجتماع يخصص لمناقشة دعم المشروع، كما  

لا يجوز له حضور الاجتماعات المخصصة لمناقشة هذه القرارات والاطلاع  على الوثائق والتوصيات

الخاصة بها 

ب- توافر شروط المنح وضوابطه ومعايريه.

2 .لا يجوز بحال أن يتضمن المنح دعم بنود يمكن أن يحصل الشخص منها على فوائد مالية أو عينية أو

تتضمن التعاقد مع جهة له علاقة بها لتنفيذ بعض الخدمات أو توفير بعض المنتجات.

 

المادة الخامسة: مبادئ توجيهية إضافية للمديرين والموظفين

1 .يجب على أعضاء المجلس وقيادات المؤسسة وموظفيها عدم استخدام مواقعهم كأعضاء مجلس

أمناء أو قياديين أو موظفين لتحقيق مصالح لجهة أو مجموعة معينة أو لتحقيق مصالح خاصة بأي

وسيلة؛ بما في  ذلك تقديم معلومات غير متاحة للجهات المستفيدة  الأخرى، كما لا يجوز الضغط

على ذوي العلاقة  بالمنح أو التعاقد في المؤسسة  لتحقيق مثل تلك المصالح  للجهات التي لهم بها

علاقة

2 .يجب على أعضاء المجلس وقيادات المؤسسة وموظفيها والمتعاونين  معها المحافظة على رسمية

المعلومات الداخلية للمؤسسة والتأكد من أن المعلومات التي تحتاجها  الجهات المستفيدة  يتم نشرها

بطريقة عامة تسمح بتكافؤ الفرص. وفي كل حال، يجب  ألا يؤدي تقديم المعلومات بشأن المنح  أو

التعاقدات أو قرارات المؤسسة  إلى تحقيق منفعة مادية شخصية  من أعضاء المجلس أو قيادات

المؤسسة أو موظفيها أو المتعاونين معها.

3 .يجب على قيادات المؤسسة وموظفيها عدم الدخول في أي علاقة وثيقة مثل العمل كمدير أو عضو

مجلس أمناء أو عضو لجنة أو موظف أو شريك  مع أي جهة مرشحة للحصول على دعم من

المؤسسة أو من المحتمل ترشيحها للحصول على الدعم، إلا بموافقة من المجلس بعد التأكد من أن

مثل هذا الاستثناء لن يكون متعارضا مع مصالح المؤسسة.

4 .لا تمنع هذه السياسة أعضاء المجلس أو قيادات المؤسسة أو موظفيها أو المتعاونين معها من حث

الجهات المستفيدة على التقدم بطلب الحصول على منحة من المؤسسة.

5 .بصرف النظر عن عملية الإفصاح التي تتم بشكل سنوي يجب على أعضاء المجلس وقيادات

المؤسسة وموظفيها والمتعاونين معها الإفصاح عن أي حالات تعارض مصالح تخصهم  قبل

المشاركة في اتخاذ أي قرارات بالتعاقد أو المنح؛ بما في ذلك المشاركة في الدراسة والتقييم والتوصية في

سياسة تعارض المصالح والمتابعة. وعلى الجهة المختصة بالتنسيق مع صاحب الصالحية اتخاذ الإجراءات المناسبة لضمان

عدم مشاركة الشخص المعني في أي قرار يخص الحالة التي حصل فيها تعارض مصالح.

6 .تقع مسؤولية تطبيق هذه السياسة على مجيع أعضاء المجلس وقيادات المؤسسة وموظفيها والمتعاونين

معها بشكل شخيص، وعلى كل من تشمله هذه السياسة مراجعة مصالحه وعلاقاته  خارج العمل

سواء أكانت تجارية  أم خيرية  أم  شخصية  أم عائلية  للتأكد من عدم وجود تعارض مصالح فعلي

أو محتمل يتعلق  بعمله  في  المؤسسة ، ويجب عليه مباشرة في حال وجود مثل هذا التعارض، اتخاذ

الإجراءات المنصوص عليها في هذه السياسة.

7 .أي مخالفة لهذه السياسة قبل صدورها يجب على الفور تصحيحها، وعلى الشخص المعني الرجوع

إلى صاحب الصالحية للاتفاق على الإجراءات التصحيحية والجدول الزمني له  وتوثيق ذلك.

8 .يجب على  مجيع  قيادات المؤسسة وموظفيها الحصول على  موافقة خطية من صاحب الصالحية قبل

المشاركة في أي عمل أو مناسبة أو نشاطات خيرية أو تجارية يمكن أن تؤدي إلى تعارض في  المصالح

مع عملهم في المؤسسة-

9 .عدم الطالع على هذه السياسة أو سوء فهمها أو تفسريها لا يعفي الشخص المعني من تحمل

مسؤولية مخالفتها أو الفشل في الإفصاح عن تعارض المصالح في الوقت المناسب.

 

المادة السادسة: توثيق حالات  تعارض المصالح

سواء تمت الموافقة أم لا، يجب توثيق جميع حالات  تعارض المصالح الفعلية والمحتملة وتسجيل الإجراءات

التي تم اتخاذها تجاه هذه الحالات؛ فإذا كانت الحالة تخص  أحد أعضاء المجلس أو قيادات المؤسسة فتدون

تفاصيلها وقراراتها في محضر  اجتماع  المجلس، أما إذا كانت تخص أحد موظفي المؤسسة أو المتعاونين  معها

فيكون توثيقها في سجل خاص بذلك لدى الجهة  المختصة. وعلى إدارة المؤسسة  رفع تقرير عن جميع

الحالات إلى لجنة المراجعة بشكل سنوي

المادة السابعة: الحصول على هدايا أو مكافآت أو إعانات

1 .تقديم الهدايا للمؤسسة:

أ- يمكن للأشخاص والجهات التي تسعى للحصول على منح من المؤسسة أو للتعاقد معها تقديم

الهدايا والدعوات المجانية للمناسبات مثل المؤتمرات والدورات والاحتفالات للمؤسسة نفسها وليس

لأحد أعضاء المجلس أو قيادات المؤسسة أو موظفيها.

ب- سوف ينظر للهدايا والدعوات والمكافآت المقدمة إلى أحد أعضاء المجلس أو قيادات المؤسسة  أو

موظفيها على أهنا مقدمة للمؤسسة نفسها، وعلى صاحب الصلاحية  اختيار الشخص المناسب

لتمثيل المؤسسة، وليس من حق الجهة الداعية اختيار شخص محدد لتمثيل المؤسسة في هذه

المناسبات.

2 .تقديم الهدايات لأعضاء المجلس وقيادات المؤسسة وموظفيها:

أ- لا يحق  لأعضاء المجلس وقيادات المؤسسة وموظفيها التماس أو قبول أي شيء ذي قيمة نقدية من

أشخاص أو جهات لها علاقة  أو تسعى إلى إقامة علاقة  مع المؤسسة؛ بما في  ذلك الجهات المستفيدة

أو التي يحتمل استفادتها من المنح والموردون الحاليون أو المحتملون.

ب- تشمل القيمة النقدية التسهيلات والخدمات، كام تشمل أي دعوات مجانية  أو هدايا أو مناسبات

تتجاوز قيمتها 200 ريال خلال  السنة لكل جهة من الجهات  الداعية، كام تشمل وجبات الطعام

والمناسبات الاجتماعية التي يمكن أن تؤثر على المتلقي في اتخاذ  قراراته داخل المؤسسة.

ج- يجب على الأشخاص المشمولين بهذه السياسة الإفصاح عن أي هدايا أو دعوات يتلقونها  ويجب

على المؤسسة شكر الجهة المقدمة وإبلاغها بسياسة المؤسسة في هذا الشأن والتصرف بالهدية أو

المنفعة إما بإعادتها إلى الجهة إذا كانت غير ربحية أو التخلص منها بطريقة لا تعود بالفائدة المباشرة

على الشخص المستهدف بالدعوة أو الهدية.

سياسة تعارض المصالح

 

المادة الثامنة: الرسوم والأتعاب وتسديد النفقات

 تشجع المؤسسة قياداتها وموظفيها على المشاركة في المؤتمرات وتقديم أوراق العمل والبحوث وكتابة

المقالات بشرط ألا يؤثر ذلك على مسؤوليات الموظف وقيامه بمهامه في المؤسسة، كما تؤكد على أن

الحصول على أي مبالغ أو فوائد مقابل ذلك يكون وفق الشروط التالية:

1 .أن يكون الإعداد لهذه المشاركات خلال الوقت الخاص بالموظفة وليس أثناء العمل.

2 .أن تكون القضايا التي تم الحديث عنها أو إعداد أوراق العمل حولها لا علاقة لها بنشاطات المؤسسة

أو أعاملها.

3 .ألا يتم استخدام موارد المؤسسة للمشاركة في هذه النشاطات.

4 .أن تكون الجهة التي تقدم هذه المبالغ أو الفوائد ليست ضمن الجهات المستفيدة من المنح التي

تقدمها المؤسسة.

5 .أن يتحمل الموظف أو الجهة الداعية، وليس المؤسسة، تكاليف السفر التي تطلبها المشاركة في هذه

النشاطات.

 

المادة التاسعة: مخالفة سياسة تعارض المصالح

إذا كان لدى أي موظف في المؤسسة سبب معقول للاعتقاد بأن أحد قيادات المؤسسة أو موظفيها لم

يكشف عن تعارض فعلي أو محتمل في المصالح فإنه يجب إبلاغ مديره المباشر. في حال عدم اتخاذ

إجراء حيال ذلك يرفع الأمر إلى صاحب الصالحية. وعلى صاحب الصالحية التحقق من الأمر

باتباع الإجراءات التالية:

1 .تكلف الجهة المختصة بتقصي الحقائق وطلب المشورة القانونية.

2 .إذا تبين أن الموظف المعني قد فشل في الإفصاح عن تعارض المصالح الفعلي أو المحتمل في الوقت

المناسب يتم تشكيل لجنة تحقيق وفق الإجراءات النظامية.

3 .تجري اللجنة تحقيقاتها وترفع توصياتها إلى الرئيس التنفيذي. ويمكن أن تصل العقوبة، في حال

ثبوت المخالفة، إلى الفصل من العمل.

4 .أيا كان قرار اللجنة، فإنه يجب أن يتضمن إلزام الموظف المعني بتصحيح الوضع وفق ما نصت عليه

هذه السياسة.

 

المادة العاشرة: العمل بأجر وبدون أجر لدى جهة أخرى

1 .بالنظر إلى الخبرة الواسعة والمتخصصة في مجال العمل الخيري لدى قيادات المؤسسة وموظفيها فإن

من المتوقع أن يتلقوا بشكل متكرر دعوات للعمل في الجهات الأخرى خارج المؤسسة أو تقديم

استشارات أو خدمات لها؛ مما قد يؤدي إلى تعارض المصالح بالنظر إلى أن هذه الجهات هي في

الغالب من الجهات التي استفادت أو يتوقع استفادتها من منح  المؤسسة. وحرصا على التأكد من

عدم حصول مثل هذا التعارض، فإنه يحظر على قيادات المؤسسة العمل بأجر لدى أي من الجهات

المستفيدة من منح المؤسسة أو التي يحتمل استفادتها، كما يحظر مثل ذلك على موظفي المؤسسة إلا

بموافقة من صاحب الصالحية، بعد دراسة الحالة من الجهة المختصة بالتنسيق مع المستشار القانوني

للتأكد من انها لا تؤدي إلى تعارض المصالح، وتوثيق ذلك حسب ما تضمنته المادة  الثامنة.

2. لا يجوز لأي من قيادات المؤسسة أو موظفيها أو المتعاونين معها أن يكون موظفا في  إدارة أو عضوا

في  لجنة معنية بجمع التبرعات أو تسويق المشروعات أو تنمية الموارد المالية في جهة مستفيدة أو

يحتمل استفادتها من منح المؤسسة، ولو كان ذلك بدون أجر.

سياسة تعارض المصالح

 

المادة الحادية عشر: أحكام عامة

1 .تتولى الجهة المختصة  مراجعة هذه السياسة كل سنتين وتحديثها متى ما اقتضت المصلحة ذلك.

2 .يجب  أن تراعي عقود المؤسسة واتفاقياتها ما ورد في هذه السياسة.

3 .يجب أن يكون مراجع الحسابات الخارجي مستقال وليس لديه مصلحة من أي من المشمولين بهذه

السياسة، وفي حال وجوها فإنه يجب عليه الإفصاح عن تلك المصلحة ومعاجلة الحالة وفق ما ورد

في هذه السياسة.

4 .للجنة المراجعة الحق في التأكد من التزام المؤسسة بمواد هذه السياسة.

5 .يتم مراجعة هذه السياسة وإدراجها ضمن لائحة الحكومة في المؤسسة بعد إنجازها.