سياسة حفظ الوثائق والسجلات واتلافها

مقدمة :

هذه السياسة تقوم طريقة اتباع ادارة حفظ واتلاف الوثائق الخاصة بالمؤسسة 

المسؤولية والتنفيذ :

تقع مسؤلية تطبيق هذه السياسة على المدير التنفيذي وجميع من يعمل لصالح المؤسسة 

ادارة الوثائق:

 يجب الاحتفاظ بجميع الوثائق بمقر المؤسسة وتشمل الآتي :

اللائحة الاساسية للمؤسسة واي لوائح اخرى 

سجل بيان بأسماء اعضاء مجلس الأمناء مع حفظ الهويات الوطنية 

سجل اجتماعات مجلس الامناء

 سجلات المالية والبنكية والعهد

سجل الممتلكات والاصول 

ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات 

سجل الخطابات الصادرة من المؤسسة الى الوزارة او أي جهة أخرى

• سجل الخطابات الواردة من الجهات الأخرى

سجل الزيارات 

سجل المستفيدات

سجل الانشطة

يجب ختم هذه السجلات وترقيمها قبل الحفظ 

الاحتفاظ بالوثائق :

يجب على المؤسسة تحديد مدة حفظ جميع الوثائق التي لديها وتستطيع تقسيمها الى 

• حفظ دائم: الائحة الاساسية للمؤسسة – النظام الأساسي والسياسات الادارية والمالية – ترخيص – سجل الصادر والوارد

• حفظ لمدة 5 سنوات: سجل اعضاء مجلس الادارة – سجل محاضر مجلس الادارة – سجل بعامين المؤسسة – سجل المستفيدين

• حفظ لمدة 10 سنوات: سجلات المحاسبة وما يتعلق بها

- يجب اعداد لائحة توضح نوع السجلات لتحديد مدة الحفظ

- يجب الاحتفاظ بنسخة الكترونية لكل ملف حفاظا على الملفات من التلف عند المخاطر لا سمح الله 

- يجب حفظ النسخ الالكترونية في مكان آمن مثل السيرفرات او أي كلاود

- يجب حفظ الوثائق بطريقة منظمة حتى يسهل الرجوع اليها 

- يجب وضع استراتيجية خاصة بإجراءات التعامل مع الوثائق وطلب الموظف لأي ملف من الارشيف 

اتلاف الوثائق:

يتم اتلاف الوثائق والسجلات المنتهية مدة حفظها وفقا للاتي :

1 / الية الإتلاف:

• عن طريق الحاويات الخاصة لذلك 

الفرامات المكتبية 

الحذف من مواقع التخزين الإلكتروني 

2/ المسؤل عن الإتلاف :

قسم الشؤون الادارية