سياسة الرقابة الداخلية

المادة الأولى: تعرف الرقابة الداخلية:

يمكن تعريف الرقابة الداخلية بأنها عباره عن مجموعة من الخطط التنظيمية التي صممت من أجل المحافظة على أصول المؤسسة والرقابة على استخدامها، ومراجعة مدى دقة وتوثيق البيانات المحاسبية. وزيادة وتحفيز الكفاءة التشغيلية للمؤسسة، وجميع العاملين فيها على إتباع والتقيد بسياستها، وتحسين الهيكل التنظيمي والعمل على تحقيق أهدافها.

أهداف الجمعية.

بأنها نظام لضمان تحقيق أهداف الجمعية بفعالية وكفاءة وإصدار تقارير مالية موثوق بها.

 

المادة الثانية: أهداف الرقابة الداخلية:

أن الأهداف المراد تحقيقها من نظام الرقابة الداخلية تتمثل فيما يلي:

• التحكم في المؤسسة: من أجل التحكم بالأنشطة المتعددة للمؤسسة وعوامل إنتاجها وفي نفقاتها وتكاليفها وعوائدها ومختلف السياسات التي وضعت بغية تحقيق ما ترمي إليه، لذا ينبغي عليها تحديد أهدافها، هياكلها، طرقها وإجراءاتها، من أجل الوصول والوقوف على معلومات ذات مصداقية عكس الوضعية الحقيقية لها، والمساعدة على خلق رقابة على مختلف العناصر المراد التحكم فيها.

• حماية الأصول: من خلال التعاريف ندرك أن أهم أهداف نظام الرقابة الداخلية هو حماية أصول الجمعية من خلال فرض حماية مادية وحماية محاسبية في جميع عناصر الأصول، والتي تمكن الجمعية من البقاء والمحافظة على أصولها من كل الأخطار الممكنة وكذلك دفع عجلتها الإنتاجية بمساهمة الأصول الموجودة لتمكينها من تحقيق الأهداف المرسومة.

• ضمان نوعية المعلومات: بغية ضمان نوعية جيدة للمعلومات ينبغي اختيار دقة ودرجة الاعتماد على البيانات المحاسبية في ظل نظام معلوماتي يعالج البيانات من أجل الوصول إلى نتائج معلوماتية صحيحة ودقيقة.

• تشجيع العمل بكفاءة: إن أحكام نظام الرقابة الداخلية بكل وسائلها داخل الجمعية يمكن من ضمان الاستعمال الأحسن والكفء لموارد الجمعية، ومن تحقيق فعالية نشاطاتها من خلال التحكم في التكاليف بتخفيضها عند حدودها الدنيا.

• تشجيع الالتزام بالسياسات الإدارية: إن الالتزام بالسياسات الإدارية المرسومة من قبل الإدارة تقتضي تطبيق أوامرها في جميع احكامها وسياساتها الإدارية وهي من شأنها توصل المؤسسة لأهدافها المرسومة بوضوح في إطار الخطة التنظيمية من أجل التطبيق الأمثل للأوامر.

المادة الثالثة: عناصر الرقابة الداخلية:

من خلال تعريف الرقابة الداخلية وأهدافها يمكن تحديد أهم العناصر الي يتضمنها نظام الرقابة الداخلية في الجمعية فيما يلي:

أولا: الرقابة المحاسبية:

تهدف الى اختيار الدقة المحاسبية للمعلومات ومدى الاعتماد عليها. وتعتمد هذه الرقابة على الاستخدام الأمثل للحاسب الآلي وإتباع طريقة القيد المزدوج وحفظ حسابات المراقبة الاجمالية وتجهيز مواز ين المراجعة الدورية وعمل التدقيق الدوري وغيرها، وتم تحقيق هذا النوع من الرقابة عن طرق الجوانب التالية:

۱ .وضع وتصميم نظام مستندي متكامل وملائم لعمليات المؤسسة.

۲ .وضع نظام محاسبي متكامل وسليم يتفق وطبيعة نشاط المؤسسة .

۳ .وضع نظام سليم لجرد أصول وممتلكات الجمعية وفقاً للقواعد المحاسبة المتعارف عليها .

4.وضع نظام لمراقبة وحماية الجمعية وأصولها وممتلكاتها ومتابعتها للتأكد من وجودها واستخدامها فيما خصصت له ومن ذلك إمكانية استخدام حسابات المراقبة الملائمة لذلك.

5.وضع نظام ملائم لمقارنة بيانات سجلات محاسبة المسؤولية عن أصول الجمعية مع نتائج الجرد الفعلي للأصول الموجودة حيازة المؤسسة على أساس دوري، وتبع ذلك ضرورة فحص ودراسة أسباب أي اختلافات قد تكشفها هذه المقارنة.

6. وضع نظام لإعداد موازين مراجعة بشكل دوري لتحقق من دقة ما تم تسجيله من بيانات ومعلومات مالية خلال الفترة المعد عنها ميزان المراجعة.

۷ .وضع نظام الاعتماد نتيجة الجرد و التسويات الجردية بداية الفترة من مسؤول واحد أو أكثر في الجمعية .

ثانياً: الرقابة الادارية:

وتهدف إلى رفع الكفاءة الإنتاجية وإتباع السياسات المرسومة. ويستند إلى تحضير التقارير المالية والإدارة والموازنات التقديرية والدراسات الإحصائية وتقارير الانتاج والبرامج والتدرب وغير ذلك. وتحقق هذا النوع من الرقابة من خلال الجوانب الآتية:

۱ .تحديد الأهداف العامة الرئيسة للمؤسسة وكذلك الأهداف الفرعية على مستو ى الادارات و الأقسام ، مع وضع توظيف دقيق يمثل هذه الأهداف حتى يسهل توظيفها و تحقيق الأهداف العامة الرئيسية.

۲ .وضع نظام لرقابة الخطة التنظيمية في المؤسسة لضمان تحقيق ما جاء بها من إجراءات وخطوات و التي تحقيق الأهداف الموضوعة.

۳ .وضع نظام لتقدير عناصر نشاط المؤسسة على اختلاف أنواعها بشكل دوري بداية كل سنة مالية وعقد المقارنات وتحديد الانحرافات السلبية بصفة خاصة.

٤. وضع نظام خاص لعملية اتخاذ القرارات يضمن سلامة اتخاذها بما لا يتعارض مع مصالح المؤسسة وما يهدف إلى تحقيقه من أهداف وما يصل إليه من نتائج أو على أساس أن أي قرار لا يتخذ إلا بناء على أسس ومعايير معينة وبعد دراسة وافية تبرر ضرورة اتخاذ هذا القرار.

ثالثاً: الضبط الداخلي:

ويشمل الخطة التنظيمية وجميع وسائل التنسيق والإجراءات الهادفة إلى حماية أصول المؤسسة من الاختلاس والضياع أو سوء الاستعمال، ويعتمد الضبط الداخلي في سبيل تحقيق أهدافه على تقييم العمل مع المراقبة الذاتية حيث يخضع عمل كل موظف لمراجعة موظف آخر شاركه تنفيذ العملية، كما يعتمد على تحديد الاختصاصات والسلطات والمسؤوليات.

 

المادة الرابعة: مكونات ومبادئ الرقابة الداخلية:

يشتمل أي نظام رقابي على مكونات أساسية لا بد من الاهتمام بها أو دراستها بعناية عند تصميم أو تنفيذ أي نظام رقابي، حيث يمكن الوصول إلى ضمان معقول لتحقيق الأهداف الرقابية وتشتمل هذه المكونات الأساسية لنظام الرقابة على ما يلي:

أولا: بيئة الرقابة:

تعتبر البيئة الرقابية الإيجابية أساسا لكل المعايير حيث أنها تعطي نظاما وبيئة تؤثر على جودة الأنظمة الرقابية وهناك عوامل كثيرة تؤثر عليها أهمها:

۱ .نزاهة الادارة والعاملين والقيم الأخلاقية التي يحافظون عليها .

۲ .التزام الادارة بالكفاءة بحيث يحافظون على مستوى معين من الكفاءة مما يسمح لهم القيام بواجباتهم إضافة إلى فهم أهمية تطوير تطبيق أنظمة رقابة داخلية فعالة .

۳ .فلسفة الادارة، وتعني نظرة الادارة إلى نظم المعلومات المحاسبية وإدارة الأفراد وغيرها .

4.الهيكل التنظيمي للجمعية الذي يحدد إطار للإدارة لتخطيط وتوجيه ورقابة العمليات التي تحقق أهداف المؤسسة.

5. أسلوب إدارة المؤسسة في تفوض الصالحيات والمسؤوليات.

6. السياسات الفاعلة للقوى البشرية من حيث سياسات التوظيف والتدرب وغيرها.

۷ .علاقة أصحاب المصلحة بالمؤسسة.

ثانياً: تقييم المخاطر:

تفصح أنظمة الرقابة الداخلية المجال لتقيم المخاطر الي تواجهها الجمعية سواء كانت من المؤثرات الداخلية أو الخارجية، كما يعتبر وضع أهداف ثابتة وواضحة للجمعية شرطا أساسيا لتقيم المخاطر لذلك فإن تقيم المخاطر عبارة عن تحديد وتحليل المخاطر ذات العلاقة والمرتبطة بتحقيق الأهداف المحددة في خطط الأداء الطويلة الأجل ولحظة تحديد المخاطر فإنه من الضروري تحليلها للتعرف على آثارها وذلك من حيث أهميتها وتقدير احتمال حدوثها وكيفية إدارتها والخطوات الواجب القيام بها.

ثالثاً: النشاطات الرقابية:

النشاطات الرقابية عبارة عن سياسات وإجراءات وآليات تدعم توجهات الإدارة وتضمن القيام بإجراءات لمعالجة المخاطر، ومن أمثلة هذه النشاطات: المصادقات، التأكيدات، مراجعة الأداء والحفاظ على إجراءات الأمن والحفاظ على السجلات بصفة عامة.

 

رابعاً: المعلومات والاتصالات:

يجب تسجيل المعلومات وإيصالها إلى الإدارة وإلى من يحتاجونها داخل الجمعية وذلك بشكل وإطار زمني يساعدهم على القيام بالرقابة الداخلية والمسؤوليات الأخرى وحتى تستطيع الجمعية أن تعمل وتراقب عملياتها وعلى أن تقوم باتصالات ملائمة يمكن الثقة بها والوقت المناسب وذلك فيما يتعلق بالأحداث الداخلية والخارجية، أما فيما يتعلق بالاتصال فإنه يكون فعال عندما يشمل تدفق المعلومات من الأعلى إلى الأسفل أو العكس بشكل أفقي إضافة إلى قيام الإدارة بالتأكد من وجود اتصال مناسب مع جهات أخرى خارجية قد يكون لها أثر تحقيق المؤسسة أهدافها على حاجة الإدارة الفعالة لتنقية المعلومات الهامة لتحقيق أحسن اتصال مهم وموثوق به ومستمر لهذه المعلومات.

خامساً: مراقبة النظام:

تعمل مراقبة أنظمة الرقابة الداخلية على تقييم نوعية الأداء في فترة زمنية ما، وتضمن أن نتائج التدقيق والمراجعة الأخرى تم معالجتها مباشرة، ويجب تصميم أنظمة الرقابة الداخلية لضمان استمرار عمليات المراقبة كجزء من العمليات الداخلية، ويجب أن شمل أنظمة الرقابة الداخلية على سياسات وإجراءات لضمان أن نتائج التدقيق تتم شل سريع ووفق أطار زمي محدد.

المادة الخامسة: تأسيس وحدات أو إدارات مستقلة بالمؤسسة

تنشئ المؤسسة – في سبيل تنفيذ نظام الرقابة الداخلية المعتمد – وحدات أو إدارات لتقييم وإدارة المخاطر، والمراجعة الداخلية.

يجو ز للجمعية الاستعانة بجهات خارجية لممارسة مهام واختصاصات وحدات أو إدارات تقييم وإدارة المخاطر، والمراجعة الداخلية، ولا يخل ذلك بمسؤولية الجمعية عن تلك المهام الاختصاصات.

المادة السادسة: مهام وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية:

تتولى وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية تقييم نظام الرقابة الداخلية والإشراف ع تطبيقه، والتحقق من مدى التزام المؤسسة وعامليها بالأنظمة واللوائح والتعليمات السارية وسياسات المؤسسة وإجراءاتها.

المادة السابعة: تكون وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية:

المراجعة الداخلية من مراجع داخلي على الأقل توصي بتعيينه لجنة المراجعة ويكون مسؤولا تتكون وحدة أو إدارة أمامها. ويراعى في تكوين وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية وعملها ما يلي:

• أن تتوافر في العاملين بها الكفاءة والاستقلال والتدريب، وألا يكلفوا بأي أعمال أخرى سوى أعمال المراجعة الداخلية ونظام الرقابة الداخلية.

• أن ترفع الوحدة أو الإدارة تقاريرها إلى لجنة المراجعة، وأن ترتبط بها وتكو ن مسؤولة أمامها.

• أن تحدد مكافآت مدير وحدة أو إدارة المراجعة بناء على اقتراح لجنة المراجعة وفقاً لسياسات المؤسسة.

 

• أن تُمكن من الاطلاع على المعلومات والمستندات والوثائق والحصول عليها دون قيد.

المادة الثامنة: خطة المراجعة الداخلية:

تعمل وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية وفق خطة شاملة للمراجعة معتمدة من لجنة المراجعة، وتحدث هذه الخطة سنوياً.

ويجب مراجعة الأنشطة والعمليات الرئيسية سنوياً على الأقل.

المادة التاسعة: تقرير المراجعة الداخلية:

تعد إدارة المراجعة الداخلية تقريراً مكتوباً عن أعمالها وتقدمه إلى مجلس الإدارة ولجنة المراجعة بشكل ربع سنوي على نظام الرقابة الداخلية في المؤسسة وما انتهت إليه الوحدة أو

الأقل. ويجب أن يتضمن هذا التقرير تقييما من الإدارة على نتائج وتوصيات، وبيان الإجراءات التي اتخذتها كل إدارة بشأن معالجة نتائج وتوصيات المراجعة السابقة وأي ملحوظات بشأنها في حال عدم المعالجة في الوقت المناسب ودواعي ذلك.

تعد إدارة المراجعة الداخلية تقريراً عاما مكتوبا وتقدمه إلى مجلس الإدارة ولجنة المراجعة بشأن عمليات المراجعة التي أجريت خلال السنة المالية ومقارنتها مع الخطة المعتمدة وتبن فيه أسباب أي إخلال أو انحراف عن الخطة (إن وجد)

خلال الربع التالي لنهاية السنة المالية المعنية.

ًء على توصية لجنة المراجعة على أن يتضمن التقرير

يحدد مجلس الإدارة نطاق تقرير إدارة المراجعة الداخلية بنا

بصورة خاصة ما يلي:

• إجراءات الرقابة والإشراف على الشؤون المالية والاستثمارات وإدارة المخاطر.

• تقييم تطور عوامل المخاطر في الجمعية والأنظمة الموجودة؛ لمواجهة التغييرات الجذرية أو غير المتوقعة.

• تقييم أداء مجلس الإدارة والإدارة العليا في تطبيق نظام الرقابة الداخلية، بما ذلك تحديد عدد المرات الي أخطر فيها المجلس بمسائل رقابية (بما في ذلك إدارة المخاطر) والطرق التي عالج بها هذه المسائل.

• أوجه الإخفاق في تطبيق الرقابة الداخلية أو مواطن الضعف في تطبيقها أو حالات الطوارئ التي أثرت أو قد تؤثر في الأداء المالي للجمعية، والإجراء الذي اتبعته الجمعية في معالجة هذا الإخفاق) الا سيما المشكلات المفصح عنها في التقارير السنوية للمؤسسة وبياناتها المالية.

• مدى تقيد المؤسسة بأنظمة الرقابة الداخلية عند تحديد المخاطر وإدارتها.

• المعلومات التي تصف عمليات إدارة المخاطر في المؤسسة.

المادة العاشرة: حفظ تقارير المراجعة الداخلية:

يتعين على الجمعية حفظ تقارير المراجعة ومستندات العمل متضمنة بوضوح ما أنجز وما خلصت إليه من نتائج وتوصيات وما قد اتخذ بشأنها.

المادة الحادية عشرة: الأحكام الختامية (النشر والنفاذ والتعديل):

تطبق هذه اللائحة ويتم الالتزام والعمل بها من قبل المؤسسة اعتباراً من تاريخ اعتمادها من مجلس الإدارة. وتنشر هذه السياسة على موقع المؤسسة الإلكتروني لتمكن جميع أصحاب المصالح من الاطلاع عليها.

يتم مراجعة هذه السياسة بصفة دورية – عند الحاجة-من قبل لجنة الرقابة الداخلية، ويتم عرض أي تعديلات مقترحة من قبل اللجنة على مجلس الإدارة لاعتمادها.

تعد هذه السياسة مكملة لما ورد في أنظمة ولوائح الجهات التنظيمية في المملكة العربية السعودية لا تكون بديلة عنها وفي حال أي تعارض بين ما ورد في اللائحة وأنظمة ولوائح الجهات التنظيمية فإن أنظمة ولوائح الجهات التنظيمية تكون السائدة.