تراعي مؤسسة حسين عبد اللطيف التنموية، جانب الحيطة والحذر عند ممارستها لأي نشاط مالي، أو إداري، للحيلولة دون المساس بتحقيق الأهداف التي تتعلق بالدعم المالي لمشاريع المؤسسة الخيرية.
فقد وضعت المؤسسة سياسات واضحة في أعمالها المالية الخيرية التي تباشرها وفقا لنظامها الأساسي، لتدعم التضييق على مسار أي نشاط احتيالي ، ومن ذلك التبليغ في وقت مبكرعن أي مخالفة أو خطر جدي أو سوء تصرف محتمل قد تتعرض له المؤسسة أو المستفيدين ومعالجة ذلك بشكل مناسب.
لذلك تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح المؤسسة سواء كانوا أعضاء مجلس إدارة أو المدراء المنفذين أو موظفين أو متطوعين بصرف النظر عن مناصبهم في المؤسسة
التحقيق:
هوالإجراء الإداري الذي يتم من خلال كشف العمل غيرالمشروع، ويشمل ذلك استجواب المخالف أو مواجهته بالغير ممن يتبع المؤسسة، أو تفتيش مكتبه في المؤسسة.
أولا :الممارسات الخاطئة والبلاغ عنها :
أي مخالفات إدارية أو مالية أو جنائية أوالاخلال بأي التزامات قانونية أو متطلبات تنظيمية داخلية أو تلك التي تشكل خطرا مهما كان نوعه.يجب ابلاغ إدارة المؤسسة أو الجهة المختصة بتلقي البلاغات بالممارسات الخاطئة قبل اكتشافها .
ثانيا : وحدة الالتزام و تقييم المخاطر :
وحدة يتم تعيينها من مجلس الامناء، بناء عىل توصية الرئيس التنفيذي للمؤسسة، وتكون من ضمن مهامها الاطلاع على البلاغات وتقييم مدى جديتها .
ثالثا : مؤشرات الانذار المبكرللعمل الغير مشروع :
- كل فعل أو امتناع أو سلوك يخالف الأنظمة أو اللوائح أو القواعد أو العرف، المالي أو الاداري في المؤسسة.
- كل فعل مباح في ظاهره، يمكن استغلاله للوصول الى عمل غير مشروع .
- تجاوز الاجراءات الادارية اللازمة للقيام بعمل ما.
- صرف أو قبول مبالغ بشكل نقدي (كاش) أيا كان مصدرها أو مر برها.
- حفظ أموال كبيرة داخل مكاتب المؤسسة .
- وجود حذف أو إضافة، أو شطب، أو كشط أو تشويه، أوأي عبث يؤثر على سلامة المستندات او الوثائق المتعلقة بالعمل المالي أو الاداري في المؤسسة
- استقبال زوار داخل مكاتب عمل المؤسسة دون اذن سابق خطي من المختص.
- توقيع غير المختص على مستندات مالية او إدارية.
- وجود اختلاف في توقيع المختص.
- تمرير معاملات مالية أو إدارية خالية من توقيع المختص.
- تمرير معاملات مالية أو إدارية مع وجود نقص اجراءات جوهرية.
- وقوع الموظف في الأخطاء المالية أو الإدارية بشكل متكرر.
- تهديد أو ابتزاز أحد موظفي المؤسسة.
- القيام باي فعل من الأفعال الخاضعة للتجريم في نظام جرائم المعلوماتية، أو نظام جريمة غسل الأموال، أو نظام مكافحة الإرهاب وتمويله أو نظام الاحتيال المالي .
- استخدام محررات أو شعار أو اختام او توقيعات، أو مركبات، أو مكاتب، أو ما يعبر عن هوية المؤسسة، في غير ما خصص له.
- دخول مكاتب المؤسسة في غير أوقات العمل الرسمي دون اذن سابق خطي من المختص، بغض النظر عن المنصب أو الشخص.
رابعا : التحقق
- التقصي والبحث عن حقيقة الفعل أو الإجراء دون إشعار المخالف، أو تفتيش مكتبه في المؤسسة.
- تعمد تغيير الموظف لتوقيعه أو خطه أثناء أداء عمله.
- حفظ المستندات المتعلقة بأعمال المؤسسة، في غيرموضعها المخصص له.
- تسجيل المكالمات، أوالاجتماعات عن بعد، دون اذن سابق خطي من المختص.
- استخدام وسائل التواصل الشخصية للموظف داخل محل العمل للتعامل بها مع الغيرممن لهم علاقة بالمؤسسة، دون مسوغ نظامي .
- الدخول الى نظام المؤسسة الالكتروني بطريقة غيرمرشوعة، أو من غير مبرر وظيفي.
- الحصول عىل نسخة ورقية أو الكرتونية، من سجل معاملات هامة ، أو إجراءات، أو سير عمل المؤسسة، أو أنظمتها الداخلية ، أو سجل موظفي المؤسسة، دون اذن مسبق من الموظف المختص، ودون مبرر.
خامسا: إجراءات البلاغ والتحقق
- يلزم عند حصول أي من المؤشرات المثيرة للاشتباه، المنصوص عليها في البند (أولا) القيام بما يلي:
- تحريز المخالفة وحفظ كيانها المادي.
- تقديم بلاغ فوري عن طريق البريد الالكتروني أو خطيا للمسؤول التنفيذي أو من ينوب عنه.
- يشتمل البلاغ على اسم المبلغ كاملا، ووسيلة التواصل معه، وتفاصيل البلاغ، وإلا اعتبرالبلاغ غيرجديربالاهتمام.
- دراسه البلاغ والتأكد من جديته، شريطة أن يكون ذلك وفقا لنظام المؤسسة، ومراعيا للأنظمة التي يعمل بها لدى الجهات المختصة خارج المؤسسة.
- معالجة مضمون البلاغ على مستوى الإجراءات المعمول بها في المؤسسة، واشعار الجهات المختصة خارج المؤسسة إذا لزم الامر.
سادسا:معالجة البيانات ( البلاغات )
- تتم معالجة البلاغات عن الممارسات الخاطئة في المؤسسة وفقا للتالي:
- يقوم المسؤول التنفيذي أو من ينوب عنه بالاطلاع على مضمون البلاغ خلال أسبوع من تقديم البلاغ.
- تم تزويد مقدم البلاغ خلال عشرة أيام باشعاراستلام البلاغ.
- اذا تبين ان البلاغ غير مبرر فلن يتم اجراء أي تحقيق إضافي ويكون هذا القرار نهائيا وغي قابل لاعادة النظر ما لم يتم تقديم اثباتات إضافية بخصوص البلاغ.
- تم تحديد الإجراءات التأديبية المترتبة على المخالفة وفق سياسة الدولة وقانون العمل الساري المفعول.
- كان ذلك ممكنا،تزويد مقدم البلاغ بمعطيات عن أي تحقيق يتم اجراءه ،ولا يجوز اعلام مقدم البلاغ بأي إجراءات تأديبية أو غيرها مما قد يترتب عليه اخلال المؤسسة بالتزامها السرية تجاه شخص آخر.
- تلتزم المؤسسة بالتعامل مع البلاغات بطريقة عادلة ومناسبة،ولكنها لا تضمن أن تنسجم طريقة معالجة البلاغ مع رغبات مقدم البلاغ.
- يتم حفظ واقعة التبليغ في سجل المخالفات والقضايا.
- العلم باي ملاحظة، أو مخالفة، أو تجاوز، يتعلق بالجانب المالي أو الإداري دون الإبلاغ عنه.
- عدم الالتزام بسياسات وأنظمة وقواعد الرقابة الداخلية في المؤسسة، أو تطبيقها بصورة • غير صائبة.
- أي ممارسات خاطئة تضمنت فعلا أو امتناعا أو سلوكا يتم على خلاف العرف الإداري • في المؤسسة، أو بخلاف اللوائح والقواعد المعتبرة إداريا في المؤسسة، أو تعتبره إدارة المؤسسة مثيرا للشبهة.
سابعا: الضمانات والحوافر
- تضمن المؤسسة لكل من يبلغ بلاغا جادا وجديرا بالاهتمام ما يلي:
- تضمن المؤسسة لكل من يبلغ عن أي ممارسات خاطئة بسرية بلاغه وعدم الكشف عن هويته عند عدم رغبته في ذلك، مالم تقتض الجهات المسؤولة خارج المؤسسة خلاف ذلك.
- تحمي المؤسسة المبلغ من صدور اجراء ضده داخل المؤسسة يؤدي الى فقدانه لوظيفته أو منصبه أو مكانته في المؤسسة بسبب بلاغة.
- تضمن المؤسسة عدم تعرض المبلغ ولو كان شريكا في الممارسات الخاطئة للعقاب الإداري.
- تحمي المؤسسة خصوصيتها والغير، فلا يحق للمبلغ أن يمارس أي اجراء من تلقاء نفسه يؤدي الى التعدي على خصوصية الغير أو المؤسسة بهدف التحقق.
- تهدف المؤسسة إلي حماية النزاهة وتعزيز مبدأ الشفافية ، ومكافحة الجرائم والفساد المالي والإداري.