سياسة حفظ الوثائق والسجلات واتلافها

مقدمة :

هذه السياسة تقوم طريقة اتباع ادارة حفظ واتلاف الوثائق الخاصة بالمؤسسة 

المسؤولية والتنفيذ :

تقع مسؤلية تطبيق هذه السياسة على المدير التنفيذي وجميع من يعمل لصالح المؤسسة 

ادارة الوثائق:

 يجب الاحتفاظ بجميع الوثائق بمقر المؤسسة وتشمل الآتي :

• اللائحة الاساسية للمؤسسة واي لوائح اخرى 

• سجل بيان بأسماء اعضاء مجلس الأمناء مع حفظ الهويات الوطنية 

• سجل اجتماعات مجلس الامناء

• سجلات المالية والبنكية والعهد

• سجل الممتلكات والاصول 

• ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات 

• سجل الخطابات الصادرة من المؤسسة الى الوزارة او أي جهة أخرى

• سجل الخطابات الواردة من الجهات الأخرى

• سجل الزيارات 

• سجل المستفيدات

• سجل الانشطة

يجب ختم هذه السجلات وترقيمها قبل الحفظ 

الاحتفاظ بالوثائق :

يجب على المؤسسة تحديد مدة حفظ جميع الوثائق التي لديها وتستطيع تقسيمها الى 

• حفظ دائم: الائحة الاساسية للمؤسسة – النظام الأساسي والسياسات الادارية والمالية – ترخيص – سجل الصادر والوارد

• حفظ لمدة 5 سنوات: سجل اعضاء مجلس الادارة – سجل محاضر مجلس الادارة – سجل بعامين المؤسسة – سجل المستفيدين

• حفظ لمدة 10 سنوات: سجلات المحاسبة وما يتعلق بها

- يجب اعداد لائحة توضح نوع السجلات لتحديد مدة الحفظ

- يجب الاحتفاظ بنسخة الكترونية لكل ملف حفاظا على الملفات من التلف عند المخاطر لا سمح الله 

- يجب حفظ النسخ الالكترونية في مكان آمن مثل السيرفرات او أي كلاود

- يجب حفظ الوثائق بطريقة منظمة حتى يسهل الرجوع اليها 

- يجب وضع استراتيجية خاصة بإجراءات التعامل مع الوثائق وطلب الموظف لأي ملف من الارشيف 

اتلاف الوثائق:

يتم اتلاف الوثائق والسجلات المنتهية مدة حفظها وفقا للاتي :

1 / الية الإتلاف:

• عن طريق الحاويات الخاصة لذلك 

• الفرامات المكتبية 

• الحذف من مواقع التخزين الإلكتروني 

2/ المسؤل عن الإتلاف :

• قسم الشؤون الادارية